경위서 작성법: 빠르고 정확하게 실수 없이 쓰는 법

경위서, 왜 중요하며 어떻게 시작해야 할까?

업무를 하다 보면 예상치 못한 사건이나 사고가 발생하기 마련입니다. 이러한 상황에서 경위서는 사건의 진실을 기록하고, 문제의 원인을 파악하며, 향후 재발 방지 대책을 수립하는 데 결정적인 역할을 합니다. 경위서 작성 경험이 부족한 분들은 막막함을 느낄 수 있지만, 몇 가지 핵심 원칙만 이해한다면 누구나 빠르고 정확하게 작성할 수 있습니다. 경위서는 단순한 보고서가 아니라, 책임감 있는 태도를 보여주는 중요한 문서입니다.

경위서 작성의 목적과 중요성

경위서 작성의 가장 근본적인 목적은 발생한 사건의 사실 관계를 객관적으로 기록하는 것입니다. 이를 통해 사건을 명확하게 인지하고, 관련된 모든 이해관계자들이 동일한 정보를 바탕으로 상황을 파악할 수 있게 됩니다. 또한, 사건의 원인을 분석하고 문제점을 도출하여 동일한 실수가 반복되지 않도록 예방하는 데 중요한 자료가 됩니다. 따라서 경위서 작성은 단순히 의무적으로 해야 하는 일이 아니라, 조직의 발전과 업무 프로세스 개선을 위한 필수적인 과정이라고 할 수 있습니다.

첫걸음: 경위서 작성 전 준비사항

경위서 작성을 시작하기 전에 가장 먼저 해야 할 일은 사건에 대한 명확한 정보 수집입니다. 사건이 발생한 정확한 일시, 장소, 관련된 인물, 당시의 상황 등을 구체적으로 파악해야 합니다. 가능하다면 목격자 진술이나 관련 기록, CCTV 영상 등의 증거 자료를 확보하는 것이 좋습니다. 이러한 준비는 경위서 작성 시 사실 왜곡이나 누락을 방지하고, 객관적인 내용을 담는 데 큰 도움이 됩니다.

항목	내용
작성 목적	사건의 사실 관계 기록, 원인 분석, 재발 방지 대책 수립
중요성	객관적 정보 공유, 업무 프로세스 개선, 책임 소재 규명
준비 사항	정확한 일시/장소/인물 파악, 증거 자료 확보

핵심만 담자: 경위서의 구성 요소와 작성 원칙

효과적인 경위서 작성은 명확한 구성과 객관적인 서술 방식을 따르는 것입니다. 불필요한 내용을 줄이고 핵심 정보를 중심으로 간결하게 작성해야 합니다. 서술 시에는 육하원칙을 활용하여 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜 발생했는지 명확하게 전달해야 합니다.

육하원칙에 따른 사실 기술

경위서의 가장 중요한 부분은 사건의 사실 관계를 육하원칙에 따라 구체적으로 기술하는 것입니다. ‘누가’ 사건에 연루되었는지, ‘언제’ 사건이 발생했는지, ‘어디서’ 사건이 일어났는지, ‘무엇을’ 했는지, ‘어떻게’ 사건이 진행되었는지, 그리고 ‘왜’ 그런 일이 발생했는지에 대한 내용을 빠짐없이 담아야 합니다. 이는 독자가 사건의 전말을 정확하게 이해하는 데 필수적입니다.

객관성과 간결함 유지하기

경위서는 감정적인 판단이나 추측을 배제하고, 오직 사실에 기반하여 객관적으로 작성해야 합니다. “아마도”, “~인 것 같다”와 같은 모호한 표현 대신, 명확하고 검증 가능한 사실만을 기록해야 합니다. 또한, 문장은 간결하고 이해하기 쉽게 작성하여 오해의 소지를 최소화해야 합니다. 불필요한 미사여구나 수식어는 제거하고 핵심 내용을 중심으로 서술하는 것이 중요합니다.

항목	내용
핵심 원칙	명확한 구성, 객관적인 서술
서술 방식	육하원칙(누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜) 활용
작성 태도	사실 기반, 감정/추측 배제, 간결하고 명확한 문체

사건의 원인과 결과, 그리고 향후 대책 제시

경위서는 단순히 사건의 발생 과정을 나열하는 것으로 끝나서는 안 됩니다. 사건이 발생하게 된 원인을 분석하고, 그로 인해 초래된 결과를 명확히 제시해야 합니다. 나아가, 이러한 사건이 재발하지 않도록 하기 위한 구체적인 대책이나 개선 방안을 제시하는 것이 경위서의 완성도를 높입니다.

원인 분석과 결과 명시

사건의 발생 원인은 직접적인 원인과 간접적인 원인으로 구분하여 심층적으로 분석할 수 있습니다. 이는 근본적인 문제점을 파악하고 효과적인 해결책을 찾는 데 도움이 됩니다. 또한, 사건으로 인해 발생한 결과, 즉 업무상의 손실, 시간 지연, 인적 피해 등을 구체적으로 명시하여 사안의 심각성을 정확히 전달해야 합니다.

재발 방지를 위한 제언

경위서의 중요한 목적 중 하나는 사건의 재발을 방지하는 것입니다. 따라서 분석된 원인을 바탕으로 실현 가능한 개선 방안이나 예방 대책을 구체적으로 제시해야 합니다. 예를 들어, 특정 절차의 강화, 교육 강화, 시스템 개선 등을 제안할 수 있습니다. 이러한 제안은 조직의 발전에 기여하는 긍정적인 효과를 가져올 수 있습니다.

항목	내용
주요 내용	사건 발생 원인 분석, 초래된 결과 명시
원인 분석	직접/간접 원인 구분, 근본적 문제점 파악
재발 방지	실현 가능한 개선/예방 대책 제안

꼼꼼한 마무리: 검토와 첨부 서류

경위서 작성을 마친 후에는 반드시 꼼꼼하게 검토하는 과정이 필요합니다. 서술 내용의 오류는 없는지, 사실 관계는 정확한지, 문법적인 오류는 없는지 등을 확인해야 합니다. 또한, 사건의 내용을 뒷받침할 수 있는 증빙 서류가 있다면 함께 첨부하여 경위서의 신뢰도를 높일 수 있습니다.

최종 검토 및 수정

작성된 경위서를 제출하기 전, 최소 두 번 이상 꼼꼼하게 검토하는 것이 좋습니다. 첫 번째는 내용의 정확성과 논리성을 검토하고, 두 번째는 오탈자나 문법적인 오류를 바로잡는 데 집중합니다. 가능하다면 동료나 선배에게 내용을 보여주고 피드백을 받는 것도 좋은 방법입니다. 스스로 작성한 내용이라도 객관적인 시선으로 다시 보면 미처 발견하지 못한 오류를 찾아낼 수 있습니다.

증빙 서류 첨부의 중요성

경위서의 객관성과 신뢰성을 높이기 위해 관련 증빙 서류를 첨부하는 것이 매우 중요합니다. 예를 들어, 사고 현장 사진, CCTV 녹화 영상, 관련 통화 기록, 이메일, 계약서 등이 될 수 있습니다. 이러한 증빙 자료는 서술된 내용이 사실임을 입증하는 강력한 근거가 되며, 보고의 신뢰도를 한층 높여줍니다.

항목	내용
마무리 단계	최종 검토 및 수정, 증빙 서류 첨부
검토 사항	내용 정확성, 논리성, 문법/오탈자 오류 확인
증빙 서류	사진, 영상, 문서 등 사건 증명 자료 첨부 (신뢰도 향상)